Zásady ochrany osobních údajů

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Moravixad (dále jen „správce“ nebo „Moravixad“), která provozuje tento web a zajišťuje organizaci společenských eventů. Správce odpovídá za to, že osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy a těmito zásadami.

Pro veškeré dotazy, žádosti nebo uplatnění práv v oblasti ochrany osobních údajů můžete správce kontaktovat prostřednictvím kontaktního formuláře na stránce Kontakt nebo na kontaktních údajích uvedených na téže stránce (telefon, e‑mail).

Při komunikaci, která se týká uplatnění Vašich práv podle GDPR, prosíme o uvedení dostatečných identifikačních údajů, abychom mohli Vaši žádost bezpečně ověřit a řádně vyřídit.

Jaké údaje zpracováváme

Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na tom, jakým způsobem s námi komunikujete, jaké služby využíváte a v jakém postavení vůči Moravixad vystupujete (například jako klient, dodavatel, zástupce obchodního partnera nebo uchazeč o zaměstnání).

Základní identifikační a kontaktní údaje

Při vyplnění kontaktního nebo poptávkového formuláře na našem webu, při e‑mailové či telefonické komunikaci a při uzavírání smluv typicky zpracováváme zejména tyto údaje:

jméno a příjmení, případně název společnosti a funkce,
e‑mailová adresa,
telefonní číslo,
fakturační a případně doručovací adresa,
základní identifikační údaje společnosti (IČ, DIČ) u firemních klientů.

Údaje související s poptávkou a realizací eventu

V souvislosti s přípravou a realizací společenských eventů zpracováváme i další údaje, které nám poskytnete pro účely návrhu, plánování a organizace akce, například:

preferovaný termín a místo konání,
odhadovaný počet účastníků a jejich základní profil (např. interní tým, obchodní partneři),
specifické požadavky na program, techniku, catering, dekorace nebo doprovodný servis,
informace o průběhu spolupráce, sjednaných podmínkách a historii objednávek.

Údaje získané při návštěvě webu

Při Vaší návštěvě webu https://moravixad.com může docházet ke zpracování technických a provozních údajů, které jsou nezbytné pro zajištění fungování webu a zlepšování jeho uživatelského prostředí, například:

IP adresa a základní informace o zařízení a prohlížeči,
údaje o navštívených stránkách, délce návštěvy a způsobu interakce s obsahem webu,
soubor cookies a obdobné technologie, a to v rozsahu uvedeném v dokumentu Zásady cookies.

Údaje uchazečů o zaměstnání a spolupráci

Pokud reagujete na pracovní inzerci nebo nám zasíláte životopis z vlastní iniciativy, zpracováváme zejména:

údaje z Vašeho životopisu, motivačního dopisu a přiložených dokumentů,
informace z výběrového řízení (např. poznámky z pohovorů, doporučení),
kontaktní údaje pro účely další komunikace.

Osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás. V omezených případech mohou pocházet také od Vašeho zaměstnavatele, kolegů nebo jiných osob, které Vás pověřily komunikací s Moravixad, případně z veřejně dostupných zdrojů (např. veřejné rejstříky, profesionální profily).

Účely a právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění konkrétního účelu a vždy na základě některého z právních titulů stanovených GDPR. Nejčastěji se jedná o plnění smlouvy, plnění právních povinností, oprávněný zájem a Váš souhlas.

Vyřízení poptávky a před-smluvní jednání

Při odeslání poptávky prostřednictvím formuláře, e‑mailem nebo telefonicky používáme Vaše údaje k posouzení požadavku, přípravě nabídky a další komunikaci. Právním základem je plnění smlouvy a jednání o jejím uzavření na Vaši žádost.

Plnění smluvního vztahu a organizace eventů

V případě uzavření smlouvy s Vámi nebo s Vaší společností zpracováváme osobní údaje za účelem realizace dohodnutých služeb, včetně plánování, produkce a vyhodnocení společenských večerů a dalších akcí. Právním základem je plnění smlouvy a souvisejících závazků.

Plnění právních povinností

Některé osobní údaje musíme zpracovávat z důvodu plnění zákonných povinností, zejména v oblasti účetnictví, daňových předpisů a případné povinnosti uchovávat určité doklady po stanovenou dobu. Právním základem je plnění právních povinností, které se na správce vztahují.

Oprávněné zájmy správce

Na základě našeho oprávněného zájmu můžeme zpracovávat osobní údaje například:

k základnímu hodnocení spokojenosti klientů a zlepšování služeb,
k ochraně právních nároků, vedení interní agendy a evidence komunikace,
k zajištění bezpečnosti IT systémů a ochrany proti zneužití služeb.

Vždy zohledňujeme Vaše zájmy a práva a na požádání Vám rádi vysvětlíme konkrétní posouzení oprávněného zájmu ve Vašem případě.

Marketing a obchodní komunikace

Pokud jste nám udělili souhlas, můžeme Vám zasílat vybrané informace o novinkách, inspiraci ze světa společenských večerů, pozvánky na akce nebo případné speciální nabídky. Právním základem je Váš souhlas, který můžete kdykoli odvolat, například prostřednictvím odkazu v e‑mailu nebo žádostí zaslanou přes stránku Kontakt.

V omezené míře můžeme využít Váš e‑mail také na základě oprávněného zájmu (obdobné služby pro stávající klienty), vždy s možností jednoduchého odhlášení z odběru.

Výběrová řízení a kariéra

Údaje uchazečů o zaměstnání nebo spolupráci zpracováváme za účelem vyhodnocení vhodnosti kandidáta, vedení výběrového řízení a případné nabídky spolupráce. Právním základem je jednání o uzavření smlouvy a oprávněný zájem správce na obsazení volných pozic. Uchovávání údajů pro budoucí příležitosti může být založeno na Vašem souhlasu.

Doba uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění výše uvedených účelů, případně po dobu stanovenou právními předpisy. Doba archivace se liší podle typu údajů a kontextu, ve kterém byly získány.

Údaje pro vyřízení poptávky uchováváme zpravidla po dobu trvání jednání o uzavření smlouvy a přiměřenou dobu poté, nejdéle však 12 měsíců od posledního aktivního kontaktu, pokud nedojde k uzavření smlouvy.
Údaje klientů a smluvní dokumentace uchováváme po dobu trvání smlouvy a následně po dobu, po kterou je potřeba chránit naše oprávněné zájmy nebo plnit zákonné archivační povinnosti (typicky 5–10 let podle povahy dokumentů).
Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (obvykle nejméně 10 let od konce účetního období).
Údaje pro marketing zpracováváme do doby odvolání souhlasu nebo do doby, kdy vznesete námitku proti zpracování, případně po dobu přiměřenou vzhledem k našemu oprávněnému zájmu.
Údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme obvykle po dobu trvání výběrového řízení a přiměřenou dobu po jeho skončení. Pro delší uchování za účelem budoucích příležitostí si můžeme vyžádat Váš souhlas.

Po uplynutí příslušných dob uchovávání jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány tak, aby již nebylo možné jednotlivce identifikovat.

Předávání údajů třetím stranám

Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu předávat vybraným třetím osobám, které pro nás vykonávají určité činnosti nebo zajišťují podpůrné služby. Vždy dbáme na to, aby byly Vaše osobní údaje dostatečně chráněny a zpracovávány pouze podle našich pokynů a v souladu s právními předpisy.

Typické kategorie příjemců

Účetní a daňoví poradci – pro účely vedení účetnictví, daňové agendy a související administrativy.
IT a hostingoví poskytovatelé – pro provoz webu, e‑mailových služeb, zálohování dat a související technickou infrastrukturu.
Právní poradci a další profesionální poradci – v případě potřeby ochrany našich právních nároků, řešení sporů nebo konzultací.
Dodavatelé služeb pro eventy – např. technické zajištění, catering, moderátoři nebo další subdodavatelé, pokud je předání identifikačních nebo kontaktních údajů nezbytné k přípravě a realizaci akce.

Se všemi zpracovateli uzavíráme odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů, které stanovují povinnost zachovávat důvěrnost, přijmout vhodná bezpečnostní opatření a zpracovávat údaje pouze v rozsahu a k účelům, které jim určí Moravixad.

Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, pokud pro takové předání nejsou splněny podmínky stanovené GDPR (například zajištění odpovídající úrovně ochrany nebo použití standardních smluvních doložek).

Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte podle GDPR a dalších právních předpisů následující práva. Jejich uplatnění je bezplatné a můžete je realizovat prostřednictvím kontaktů uvedených na stránce Kontakt.

Právo na přístup – máte právo požadovat potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, získat informace o rozsahu a způsobu tohoto zpracování a kopii zpracovávaných údajů.
Právo na opravu – pokud zjistíte, že některé údaje jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.
Právo na výmaz – v určitých situacích máte právo požadovat výmaz osobních údajů (například pokud údaje již nejsou potřebné pro daný účel nebo pokud odvoláte souhlas a neexistuje jiný právní základ zpracování).
Právo na omezení zpracování – můžete požadovat omezení zpracování, pokud popíráte přesnost údajů, pokud je zpracování protiprávní, nebo pokud vznesete námitku proti zpracování.
Právo vznést námitku – máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce, včetně profilování, a proti zpracování pro účely přímého marketingu.
Právo na přenositelnost údajů – v případech, kdy zpracování vychází z Vašeho souhlasu nebo z plnění smlouvy a probíhá automatizovaně, můžete požadovat poskytnutí údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo jejich předání jinému správci.
Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování postaveno na Vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu – pokud se domníváte, že Vaše práva byla porušena, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) nebo u příslušného dozorového úřadu v jiném členském státě EU.

Při uplatnění Vašich práv můžeme požadovat přiměřené doplňující informace k ověření totožnosti, abychom zabránili zpřístupnění údajů neoprávněným osobám. Na Vaše žádosti se snažíme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení. V odůvodněných případech může být tato lhůta prodloužena.

Zabezpečení a ochrana údajů

Moravixad klade důraz na bezpečné a důvěrné nakládání s osobními údaji. K ochraně údajů využíváme soubor technických a organizačních opatření, která průběžně vyhodnocujeme a přizpůsobujeme aktuálním rizikům.

Technická opatření

využívání bezpečného šifrovaného připojení (HTTPS) pro přenos dat mezi Vaším prohlížečem a naším webem,
pravidelné aktualizace systémů a softwaru,
zálohování klíčových dat a jejich bezpečné ukládání,
omezení přístupu k systémům a datům prostřednictvím přístupových oprávnění.

Organizační opatření

poučení osob, které s osobními údaji pracují, o povinnosti mlčenlivosti,
jasně nastavené interní procesy pro práci s osobními údaji,
výběr prověřených dodavatelů a zpracovatelů,
pravidelné vyhodnocování adekvátnosti přijatých opatření.

Přestože se snažíme používat přiměřená opatření k ochraně dat, žádný systém nelze zaručit jako zcela bezpečný. V případě, že bychom zaznamenali incident, který by mohl mít nepříznivý dopad na Vaše práva a svobody, postupujeme v souladu s právními předpisy a v odůvodněných případech Vás o takové události vhodným způsobem informujeme.

Změny zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, aby odrážely změny v našich službách, interních procesech nebo v právních požadavcích. Aktualizovaná verze bude vždy zveřejněna na této stránce na adrese https://moravixad.com/privacy-policy/.

Doporučujeme Vám proto, abyste se k těmto zásadám pravidelně vraceli a seznámili se s jejich aktuální podobou, zejména pokud s námi navazujete novou spolupráci nebo využíváte naše služby opakovaně.

V případě podstatných změn, které by mohly významně ovlivnit způsob zpracování Vašich osobních údajů nebo Vaše práva, Vás můžeme informovat také prostřednictvím e‑mailu (pokud je k dispozici), upozorněním na našem webu nebo jinou přiměřenou formou.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od data jejich zveřejnění na této stránce.